1. Kernaussage

Für „LLMs“ gibt es keine automatische Freigabe. Grundsatz ist die Prüfung jedes KI-Systems vor seiner Freigabe zur dienstlichen Nutzung – ob ChatGPT, Gemini, Grok, Microsoft Copilot, Perplexity, Claude oder Agent. Eine allgemein formulierte Freigabe von Internetdiensten kann KI-Anwendungen einschließen; ob und in welchem Umfang, liegt im Ermessen der Kommune und sollte mit Verboten einzelner Dienste und verbindlichen Nutzungsregeln verbunden werden. [19] Je sensibler Daten und Folgen, desto eher ist eine dokumentierte Prüfung des konkreten Einsatzfalls, der Daten, der Konfiguration, des Vertrags und des Betriebsmodells erforderlich. Lokal betriebene Modelle behandelt der gesonderte Exkurs EXKURS - Einsatz von “lokalen” LLMs/Agenten bei bayerischen Kommunen. Die Kommune bleibt fachlich Verantwortliche; KI-Ausgaben sind keine verbindliche Entscheidungsgrundlage ohne zuständige menschliche Prüfung.

Eine pauschale „Enterprise-only“-Regel für Cloud-KI lässt sich aus der DSGVO nicht ableiten: Entscheidend sind die nachweisbar erfüllten Anforderungen, etwa aus Art. 28, 32, 35 und gegebenenfalls Art. 44 ff. DSGVO – nicht die Produktbezeichnung. [5] Der KI-Leitfaden der Staatsregierung bezeichnet den eigenen Mandanten als datenschutzrechtlich vorzugswürdige Variante; technische Mandantentrennung allein genügt aber nicht, erforderlich ist eine getrennte Datenhaltung je Verantwortlichem und je Zweck. [19] Ebenso begründet Art. 50 KI-VO keine Kennzeichnung jeder KI-Ausgabe. Maßgeblich sind die dort genannten Konstellationen, die jeweilige Rolle als Anbieter oder Betreiber und die gesetzlichen Ausnahmen, etwa bei KI-Interaktion oder bestimmten veröffentlichten KI-Inhalten. [1][2]

Vorerst ausschließen: private oder nicht freigegebene Accounts für dienstliche Inhalte; bei frei zugänglichen KI-Systemen ohne eigenen Mandanten jede Eingabe personenbezogener Daten, von Verschlusssachen und internen Dokumenten – auch in Prompts; bei Systemen im eigenen Mandanten die Eingabe von Geheimnissen, Sozial-, Personal-, Gesundheits- oder Fallakten ohne geprüfte Rechtsgrundlage und Schutzmaßnahmen; autonome externe Aktionen oder Bescheiderlass ohne besondere gesetzliche Grundlage und menschliche Kontrolle. Art. 22 DSGVO und die Grenzen automatisierter Verwaltungsakte sind besonders relevant. [3][4][19]

Verhältnis zum KI-Leitfaden der Staatsregierung: Der KI-Leitfaden für Behörden (2. überarbeitete Auflage, April 2025) richtet sich an die Staatsverwaltung. Dort dürfen Beschäftigte KI-Systeme nach § 10 Abs. 4 Satz 1 AGO nur nutzen und ihre Ergebnisse nur verwenden, wenn die Behörde sie für dienstliche Aufgaben freigegeben hat; die Freigabe kann formlos durch Mitteilung an den Nutzerkreis erfolgen. Kommunen sind an AGO, BayITSiR und die Vorgaben für das IT-DLZ nicht unmittelbar gebunden. Sie regeln Freigabe und Nutzung in eigener Organisationshoheit, etwa durch Dienstanweisung, und können den Leitfaden als Maßstab heranziehen. Seine Zeitangaben zur KI-VO und seine Ausführungen zu Art. 4 KI-VO sind durch die Verordnung (EU) 2026/1744 überholt. [6][19]

Dienstlich bereitgestellte Systeme bevorzugen: Um eine unkontrollierte Nutzung frei zugänglicher Dienste zu vermeiden, empfiehlt der Leitfaden die Freigabe hinreichend geprüfter, dienstlich bereitgestellter KI-Systeme; für staatliche Behörden nennt er die BayernKI im Behördennetz. Nach einer Antwort der Staatsregierung auf eine Landtagsanfrage lief eine Pilotierung der BayernKI mit 50 Kommunen; Zugang und Bedingungen für die eigene Kommune sind aktuell zu klären. Die Dienstanweisung sollte stets auf eine solche sicherere Alternative verweisen. [19][24]

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Pflicht, Auslegung und Best Practice unterscheiden: Gesetzliche Anforderungen gelten nach ihrem jeweiligen Tatbestand. Organisatorische Freigaberegeln, Vier-Augen-Prinzip, jährliche Neubewertung und standardmäßig gesperrte neue Funktionen sind risikobasierte interne Kontrollen, nicht automatisch eigenständige gesetzliche Pflichten. Vor Verwendung als Dienstanweisung ist die Zuordnung zwischen rechtlicher Pflicht und interner Freigabevoraussetzung für den konkreten Einsatz zu dokumentieren. Die Checklisten sind Arbeitshilfen, keine pauschalen Rechtsfreigaben.

Quellen- und Rechtsstand: 11.10.2026. Rechtsaussagen werden auf die nachstehend bezeichneten amtlichen Quellen gestützt. Die konkret beschriebenen Betriebsabläufe sind, soweit nicht unmittelbar gesetzlich vorgeschrieben, fachliche Gestaltungsempfehlungen. KI-generierte Recherchetexte und Übereinstimmung mehrerer Modelle ersetzen keinen amtlichen Rechtsnachweis. Einzelfallprüfung und Aktualisierung vor Einführung bleiben erforderlich.

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2. Begriffe und Risikostufen

Chatbot/GenAI: erzeugt Texte, Bilder, Code oder Zusammenfassungen; zunächst meist Assistenz, aber nicht risikofrei.
Cloud-Dienst: Verarbeitung erfolgt beim Anbieter bzw. dessen Unterauftragnehmern.
Frei zugängliches KI-System: vom Hersteller frei im Internet bereitgestellter Zugang ohne eigenen administrierbaren Bereich der Kommune. Nach dem KI-Leitfaden der Staatsregierung ist hier in der Regel keine DSGVO-konforme Verarbeitung anzunehmen. [19]
KI-System im eigenen Mandanten: selbstständig administrierbarer Bereich mit logischer Datentrennung, betrieben im eigenen Rechenzentrum, beim Hersteller oder bei Dritten. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zusätzlich eine getrennte Datenhaltung je Verantwortlichem und je Zweck erforderlich. [19]
Enterprise-/Behördenangebot: Vertraglich administrierbare Organisationsinstanz und damit in der Regel eine Form des eigenen Mandanten; kein Gütesiegel, sondern prüfbedürftiges Betriebsmodell.
Self-hosted/on-premises: Modell und Datenverarbeitung unter eigener bzw. beauftragter Infrastrukturkontrolle; reduziert nicht automatisch Datenschutz-, Sicherheits- oder Urheberrechtsrisiken.
Agent: KI mit Werkzeugen, Datenquellen oder Schreibrechten. Das Risiko steigt sprunghaft, sobald der Agent Fachverfahren abfragt, E-Mails versendet, Daten verändert oder externe Rechtswirkungen auslöst.

2.1 Rechtliche Vorprüfung und KI-VO-Zeitachse

Einsatzfall dokumentieren: Zweck, betroffene Personen, Datenklassen, Entscheidungsfolgen, Schnittstellen, Anbieter- beziehungsweise Betreiberrolle und Grenzen der Nutzung festhalten. Rechtsgrundlage, Datenminimierung, Betroffenenrechte und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten prüfen. Nach Auffassung des KI-Leitfadens ist das KI-System ein Betriebsmittel: Die Rechtsgrundlage seiner Nutzung folgt – wie bei einer Textverarbeitung – aus der Rechtsgrundlage der Aufgabenerfüllung. Im Verzeichnis ist es bei der unterstützten Verarbeitungstätigkeit als Betriebsmittel und der Anbieter als Empfänger einzutragen; die Datenschutzinformationen sind entsprechend zu ergänzen. Dabei anfallende Betriebsmitteldaten wie IP-Adressen der Nutzenden dürfen nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle verwendet werden. [3][5][19]
Risiko einordnen: Prüfschema in vier Schritten: (1) Anwendbarkeit der KI-VO einschließlich der Bereichsausnahmen nach Art. 2; (2) verbotene Praktiken nach Art. 5 – einschließlich der zwei durch die Verordnung (EU) 2026/1744 eingefügten Verbote, die ab 2.12.2026 gelten; (3) Hochrisikoeinstufung nach Art. 6 in Verbindung mit Anhang I oder III; (4) Ausnahmen nach Art. 6 Abs. 3. Transparenzpflichten nach Art. 50 getrennt prüfen. Die Einstufung hängt vom vorgesehenen Zweck ab, nicht allein vom eingesetzten Sprachmodell; „KI-System“ kann auch eine abgegrenzte Komponente einer Anwendung sein. Für Kommunen besonders relevante Anhang-III-Bereiche sind Beschäftigung und Personalmanagement, die Prüfung grundlegender Unterstützungsleistungen, die Bewertung von Notrufen, Bildung, Migration sowie Biometrie. Anbieter, die sich auf Art. 6 Abs. 3 berufen, müssen ihre Bewertung nach Art. 6 Abs. 4 dokumentieren; ob daneben eine Registrierung erforderlich ist, ist anhand der durch die Verordnung (EU) 2026/1744 geänderten Fassung zu prüfen. [2][6][19]
Datenschutz-Folgenabschätzung: Nicht jeder KI-Einsatz erfordert automatisch eine DSFA. Sie ist erforderlich, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko nach Art. 35 DSGVO verursacht; Entscheidung und Begründung dokumentieren; dabei die Liste des BayLfD nach Art. 35 Abs. 4 DSGVO für den bayerischen öffentlichen Bereich heranziehen. Bei Hochrisiko-KI zusätzlich die einschlägigen Betreiberpflichten und gegebenenfalls eine Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 KI-VO unter Beachtung ihrer Anwendungszeitpunkte prüfen. [3][5][6][21]
Aktualisierte Zeitachse: Die Verordnung (EU) 2026/1744 ändert unter anderem Art. 4 und die Hochrisiko-Anwendungsfristen. Für die Pflichten nach Kapitel III Abschnitte 1 bis 3 gelten bei Systemen nach Art. 6 Abs. 2 und Anhang III der 2.12.2027 und bei Systemen nach Art. 6 Abs. 1 und Anhang I der 2.8.2028. Dies ist keine generelle Verschiebung sämtlicher KI-VO-Pflichten; insbesondere gelten die Transparenzpflichten nach Art. 50 seit 2.8.2026. Für die maschinenlesbare Kennzeichnung synthetischer Inhalte nach Art. 50 Abs. 2 gilt bei Systemen, die vor dem 2.8.2026 in Verkehr gebracht wurden, eine Übergangsfrist bis 2.12.2026; diese Pflicht trifft die Anbieter. Für Hochrisiko-Bestandssysteme, die bestimmungsgemäß von Behörden genutzt werden, bleibt der 2.8.2030 maßgeblich. Die Zeittabelle im KI-Leitfaden der Staatsregierung (Stand April 2025) ist insoweit überholt. Übergangsregeln und Ausnahmen sind gesondert zu prüfen. [1][6][19]