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Fachliche Überprüfung und Aktualisierung – Stand: 11.10.2026
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Hinweis zu Inhalt, Rechtsstand und KI
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Grundlage: StMFH, „Künstliche Intelligenz – Leitfaden für Beschäftigte“, 2. überarbeitete Auflage, April 2025 – mit Aktualisierungen und Ergänzungen durch den Dozenten
Rechtsstand: 10.09.2026
Ziffern 1–13 des Leitfadens (aktualisiert)
**1. Welches KI-System darf ich im dienstlichen Kontext nutzen?
Nur KI-Systeme, die die eigene Behörde geprüft und freigegeben** hat. Die Freigabe legt Nutzungsszenarien, Nutzerkreis und erlaubte Eingaben fest; die Behörde entscheidet auch, ob eine über dienstliche Zwecke hinausgehende Verwendung zulässig ist. Für frei im Internet verfügbare Systeme und die zentral vom IT-DLZ bereitgestellte BayernKI kann statt der Einzelfallprüfung eine allgemeine Regelung gelten – maßgeblich sind die Vorgaben des jeweiligen Geschäftsbereichs. Die Muster-Dienstanweisung des StMFH sieht vor, die BayernKI bevorzugt vor freien Internetdiensten zu nutzen.
2. Ein KI-System ist dienstlich bereitgestellt oder freigegeben: Was darf ich eingeben?
Nutzungsbedingungen und dienstliche Anweisungen sind zu beachten. Unzulässig ist jede Nutzung, die Ansehen oder Interessen der Behörde bzw. des Freistaats beeinträchtigt oder das Behördennetz gefährdet. Dies gilt insbesondere für rechtswidrige Inhalte (Persönlichkeits-, Datenschutz-, Urheber-, Strafrecht) sowie beleidigende, verfassungsfeindliche, rassistische, sexistische, gewaltverherrlichende oder pornografische Inhalte. Personenbezogene Daten nur, wenn die Behörde dies zulässt, und dann auf das Minimum beschränkt; besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO, z. B. Gesundheit, Religion) nur in den engen Grenzen des Art. 9 Abs. 2 DSGVO.
3. Welche zusätzlichen Beschränkungen gelten bei frei im Internet zugänglichen KI-Systemen?
Diese Systeme gelten mangels Kontrolle als unsicher; Eingaben und Feedback werden häufig zum Training verwendet, weshalb Opt-out und die Deaktivierung der Historie immer genutzt werden sollten. Keine Interna (Dienst-/Geschäftsgeheimnisse, Verschlusssachen, nur dienstlich bekannte Inhalte); Verstöße können dienst- und strafrechtliche Folgen haben (z. B. § 353b StGB, Steuergeheimnis). Personenbezogene Daten nur mit ausdrücklicher Erlaubnis der Behörde (Ausnahme: Personen des öffentlichen Lebens, sofern kein entgegenstehender Wille anzunehmen ist). Möglichst keine Registrierung; keinesfalls mit der persönlichen dienstlichen E-Mail-Adresse, sondern ggf. über ein Funktionspostfach (IT-Support) und mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Bei Anbietern aus Drittländern ergänzend BayLfD-Kurzinformation AKI 60 beachten.
4. Was muss ich tun, wenn ich versehentlich personenbezogene Daten eingegeben habe?
Sind trotz Verbots personenbezogene Daten per Prompt oder Upload in das KI-System gelangt, ist der behördliche Datenschutzbeauftragte unverzüglich zu informieren, damit die Behörde prüfen kann, ob eine meldepflichtige Datenschutzverletzung vorliegt – diese ist vom Verantwortlichen möglichst binnen 72 Stunden an den BayLfD zu melden (Art. 33 DSGVO). Chat/Upload soweit möglich löschen.
5. Was muss ich dokumentieren/protokollieren?
Bei Internet-Systemen die Historie möglichst ausschalten – dann ist die sorgfältige Prüfung der Ausgabe vor der Weiterverwendung besonders entscheidend, weil später nichts mehr nachvollziehbar ist. Bei Systemen im eigenen Behördenmandanten gelten die Protokollierungs- und Dokumentationsregeln der Behörde (Nachvollziehbarkeit, laufende Funktionskontrolle).
Praxis: Die menschliche Prüfung KI-gestützter Veröffentlichungen sollte nachweisbar dokumentiert werden (vgl. Ziffer 11).
6. Woher stammen die Informationen in frei zugänglichen KI-Systemen?
Die Trainingsdaten stammen in der Regel aus dem Internet; Systeme mit statischem Datenbestand haben einen Wissensstichtag und können veraltet sein. Viele Systeme greifen inzwischen zusätzlich auf Websuche oder hinterlegte Dokumente (RAG) zu – auch dann müssen genannte Quellen geöffnet und inhaltlich geprüft werden.
7. Inwieweit muss ich mich hinsichtlich KI-Systeme schulen lassen?
Vorkenntnisse sind nicht nötig, wohl aber Lernbereitschaft. Bei nachhaltiger Nutzung sollte der eLearning-Kurs „Künstliche Intelligenz (KI)“ (BayLern, Rubrik „EDV und IT“ bzw. Digital.Campus Bayern) absolviert werden; die Behörde kann dies verpflichtend vorgeben.
Rechtsstand: **** Art. 4 KI-VO wurde durch die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 (in Kraft seit 27.07.2026) neu gefasst. Die Behörde als Betreiber muss Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten treffen; ein bestimmtes Kompetenzniveau jeder einzelnen Person muss nicht mehr „sichergestellt“ werden. Die Pflicht richtet sich an die Behörde, nicht unmittelbar an die Beschäftigten.
8. Kann ich mich auf die Ergebnisse generativer KI-Systeme verlassen?
Nein. Generative KI kann Inhalte erfinden (Halluzination), die sehr plausibel wirken, da Ausgaben auf Wahrscheinlichkeiten beruhen. Ergebnisse sind vor der Verwendung anhand vertrauenswürdiger Quellen auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Diskriminierungsfreiheit zu prüfen; eine ungeprüfte Übernahme ist unzulässig. Bei Personenbezug ist dies wegen möglicher Schadensersatzansprüche nach Art. 82 DSGVO besonders wichtig. Freie Systeme unterscheiden sich zudem in Qualität, Sprache und Neigung zu diskriminierenden Ausgaben.
9. Wer ist für die Übernahme von KI-Ergebnissen verantwortlich?
Die Beschäftigten bleiben inhaltlich und formal voll verantwortlich für ihre Arbeitsergebnisse – auch wenn diese mit KI erstellt wurden.
10. Was ist darüber hinaus rechtlich bei der Verwendung zu beachten?
KI-Ausgaben können Urheberrechte, Datenschutz oder sonstige Rechte Dritter verletzen. Bei Amtspflichtverletzungen haftet der Freistaat (Art. 34 GG i. V. m. § 839 BGB); bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit ist ein Rückgriff auf die handelnden Beschäftigten vorbehalten (für Beamte § 48 BeamtStG).
11. Muss ich KI-generierte Inhalte kennzeichnen?
Texte: Wird ein KI-Text vor der Weiterverwendung von einem Menschen geprüft und ggf. überarbeitet, entfällt eine Kennzeichnungspflicht. Bilder, Videos und Audio, die mit echten Personen, Orten, Einrichtungen oder Ereignissen verwechselt werden können (Deepfakes), sind zu kennzeichnen, möglichst mit Hinweis auf System/Modell. KI, die mit Menschen interagiert (z. KI, die mit Menschen interagiert, wie beispielsweise Chatbots und BayernKI, muss als solche erkennbar sein.
Rechtsstand: Die Transparenzpflichten des Art. 50 KI-VO gelten seit 02.08.2026 und wurden durch den Omnibus nicht verschoben; lediglich die maschinenlesbare Markierung durch Anbieter bereits vermarkteter Systeme hat eine Übergangsfrist bis 02.12.2026. Die Textkennzeichnung betrifft nach Art. 50 Abs. 4 nur Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren (z. B. Pressemitteilungen), und die Textkennzeichnung entfällt, wenn eine echte menschliche oder redaktionelle Prüfung mit klarer redaktioneller Verantwortung erfolgt. Nach den Kommissions-Leitlinien vom 20.07.2026 genügt eine bloße Rechtschreib- oder Formalprüfung dafür nicht.
12. Wie erkenne ich, ob KI in einer Anwendung zum Einsatz kommt?
KI-Funktionen sind oft nicht sofort erkennbar und laden Dokumente bei Bedarf im Hintergrund auf externe Server. im Hintergrund auf externe Server (Beispiel: Klassifikationsfunktion im Adobe Reader). Bei erkennbaren KI-Funktionen ist davon auszugehen; bei sensiblen oder vertraulichen Dokumenten im Zweifel darauf verzichten. Dies gilt ebenso für KI-Assistenten in Office-Programmen, Browsern und Rechtschreibhilfen (vgl. BayLfD AKI 48).
13. Wen kontaktiere ich bei Fragen?
Datenschutz: behördlicher Datenschutzbeauftragter. IT-Sicherheit: IT-Sicherheitsbeauftragter. KI-Anwendung: die in der Behörde für KI zuständige Einheit.
**Ergänzende Punkte
Art. 5 KI-VO verbietet seit 02.02.2025 u. a. Social Scoring, manipulative Techniken, Emotionserkennung am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen (Ausnahmen: medizinische/Sicherheitsgründe) sowie das ungezielte Auslesen von Gesichtsbildern. Die Omnibus-Verordnung hat Verbote für KI-Systeme ergänzt, die nicht-einvernehmliche intime Darstellungen oder Missbrauchsdarstellungen Minderjähriger erzeugen. Solche Anwendungen dürfen dienstlich nicht eingesetzt werden.
15. Was gilt beim Einsatz von Hochrisiko-KI?
KI in sensiblen Bereichen, die im Anhang III a als Hochrisiko-KI gelten, umfasst Bereiche wie den Zugang zu öffentlichen Leistungen, das Personalwesen, die Bildung, die Strafverfolgung und die Migration. Die Behörde, die als Betreiber fungiert, muss unter anderem menschliche Aufsicht durch kompetente Personen sicherstellen. menschliche Aufsicht durch kompetente Personen sicherstellen, die Betriebsanleitung einhalten, Protokolle aufbewahren und die Beschäftigtenvertretung vor dem Einsatz am Arbeitsplatz informieren (Art. 26 KI-VO). Beschäftigte nutzen solche Systeme nur gemäß Anweisung und melden Auffälligkeiten. Nach dem Omnibus gelten diese Pflichten erst ab 02.12.2027 (Anhang III) bzw. 02.08.2028 (Anhang I).
16. Darf KI Verwaltungsentscheidungen treffen?
KI kann Entscheidungen vorbereiten, ersetzt aber nicht die eigene Prüfung. Ein vollständig automatisierter Verwaltungsakt ist nur zulässig, wenn eine Rechtsvorschrift dies erlaubt und weder Ermessen noch Beurteilungsspielraum besteht (Art. 35a BayVwVfG); ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit Rechtswirkung begrenzt zudem Art. 22 DSGVO. Vorsicht vor „Automation Bias“ – der unkritischen Übernahme maschineller Vorschläge.
17. Was gilt für KI-Agenten, Plugins und Verknüpfungen?
KI-Systeme können zunehmend selbst handeln (E-Mails versenden, Dateien lesen, Webseiten bedienen) oder über Schnittstellen mit Postfächern und Laufwerken verbunden werden. Solche Verknüpfungen nur einrichten, wenn die Behörde sie freigegeben hat, und Aktionen vor der Ausführung kontrollieren – versteckte Anweisungen in fremden Dokumenten oder Webseiten können einen Agenten manipulieren (Prompt Injection). (Fachliche Empfehlung, keine ausdrückliche Regelung im Leitfaden.)
18. Wer beaufsichtigt die Einhaltung?
Mit dem KI-MIG (in Kraft seit 29.07.2026) ist die Bundesnetzagentur mit dem Koordinierungszentrum KoKIVO zentrale Marktüberwachungsbehörde, Anlaufstelle und Beschwerdestelle für die KI-VO; daneben bestehen sektorale und föderale Zuständigkeiten. Für den Datenschutz bleibt der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD) zuständig; er bietet die Orientierungshilfe „Datenschutz bei KI-Projekten in der bayerischen Verwaltung“ sowie Kurzpapiere mit dem Titel „AI in a nutshell“ an. Die Orientierungshilfe umfasst unter anderem Schreibassistenz, Textzusammenfassung, Übersetzung und Chatbots.