Prüfungsfälle mit Lösungshinweisen

1. Fallbeispiele mit Lösungshinweisen

Die folgenden Fälle sind auf die Kompetenzstufe (III) zugeschnitten. Bearbeiten Sie sie zunächst eigenständig, bevor Sie die Lösungshinweise lesen.

Fall 1 – Die vernichtete Vollmacht

Sachverhalt Die Stadt X führt ihre Akten seit zwei Jahren vollelektronisch. Im Rahmen eines Widerspruchsverfahrens legt ein Rechtsanwalt eine schriftliche Originalvollmacht seiner Mandantin vor. Die Poststelle scannt das Dokument im Standardverfahren (schwarz-weiß, 200 dpi, ohne Transfervermerk) und vernichtet das Original noch am selben Tag. Im späteren Klageverfahren bestreitet die Gegenseite die wirksame Bevollmächtigung. Das Gericht fordert die Vorlage der Vollmacht im Original.

Aufgabe Beurteilen Sie das Vorgehen der Stadt X.

Lösungshinweise

  1. Digitale Aktenführung und Übertragung: Die Stadt darf ihre Akten nach Art. 33 Abs. 1 BayDiG digital führen. Papierdokumente sollen nach Abs. 3 S. in ein digitales Format übertragen und anschließend gespeichert werden. Dabei muss nach Abs. 3 S. 3 sichergestellt sein, dass die digitale Fassung mit dem Papierdokument übereinstimmt.
  2. Bedeutung der Vollmacht: Im Verwaltungsverfahren muss eine Bevollmächtigung nicht stets durch eine Originalurkunde nachgewiesen werden. Nach Art. 14 Abs. 1 S. 3 BayVwVfG hat die bevollmächtigte Person die Vollmacht auf Verlangen schriftlich nachzuweisen. Die Vorlage dient dem Nachweis; sie ist grundsätzlich keine Voraussetzung für das Bestehen der Vertretungsmacht. Wegen ihrer Unterschrift und ihrer möglichen späteren Beweisfunktion ist eine Originalvollmacht gleichwohl besonders sorgfältig zu behandeln.
  3. Darf das Original vernichtet werden? Nach Art. 33 Abs. 3 S. 2 BayDiG ist die Vernichtung zulässig, soweit keine Pflichten zur Rückgabe oder Aufbewahrung entgegenstehen. Die hohe Beweisrelevanz einer Vollmacht begründet für sich allein noch kein gesetzliches Vernichtungsverbot. Aus dem Sachverhalt ergibt sich nicht eindeutig, ob eine konkrete Rückgabepflicht bestand. Bestand eine solche – etwa aufgrund einer Rückgabevereinbarung oder weil die Urkunde nur vorübergehend zum Nachweis überlassen wurde –, war die Vernichtung rechtswidrig. Unabhängig davon war die Vernichtung noch am Eingangstag organisatorisch riskant: Vorher hätten Rückgabebedarf, Ausschluss vom ersetzenden Scannen und Scanqualität geprüft werden müssen.
  4. Qualität des Scanprozesses: Schwarz-Weiß und 200 dpi sind nicht automatisch rechtswidrig. Entscheidend ist, ob sämtliche beweisrelevanten Merkmale vollständig, lesbar und richtig übertragen wurden. Bei farbigen Vermerken, Stempeln, handschriftlichen Ergänzungen oder sonstigen relevanten Merkmalen kann ein Farbscan erforderlich sein. Ohne dokumentierte Vollständigkeits- und Sichtkontrolle lässt sich die von Art. 33 Abs. 3 S. 3 BayDiG verlangte Übereinstimmung nicht belastbar nachweisen. Die BSI TR-03138 RESISCAN ist hierfür ein maßgeblicher technischer Orientierungsrahmen. Sie sieht insbesondere einen geregelten, dokumentierten Scanprozess, Qualitätssicherung und einen Transfervermerk vor. Eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein qualifiziertes elektronisches Siegel ist dagegen nicht pauschal für jede Vollmacht vorgeschrieben; die erforderlichen Maßnahmen richten sich nach Schutzbedarfsanalyse und Rechtsrahmen.
  5. Folgen im Verwaltungsprozess: Im gerichtlichen Verfahren ist die Vollmacht nach § 67 Abs. 6 VwGO schriftlich zu den Gerichtsakten einzureichen; sie kann nachgereicht werden. Wird die Bevollmächtigung substantiiert bestritten, kann das Gericht einen hinreichenden Nachweis und im Einzelfall die Originalurkunde oder eine neu erteilte Vollmacht verlangen. § 371b ZPO hilft hier nicht: Die Vorschrift privilegiert nur gescannte öffentliche Urkunden, während die von der Mandantin ausgestellte Vollmacht eine Privaturkunde ist. Das Scanprodukt kann dennoch als Beweismittel berücksichtigt werden; sein Beweiswert hängt insbesondere von Scanprozess, Transferdokumentation und den Umständen des Einzelfalls ab. Im Verwaltungsprozess gilt die freie richterliche Überzeugungsbildung nach § 108 Abs. 1 VwGO, nicht § 286 ZPO.
  6. Ergebnis und Empfehlung: Die digitale Aktenführung ist zulässig; die sofortige Vernichtung der Originalvollmacht war aber jedenfalls fachlich und organisatorisch fehlerhaft und bei bestehender Rückgabepflicht auch rechtlich unzulässig. Das Scankonzept sollte eine dokumentenbezogene Ausschluss- und Prüfliste, eine Schutzbedarfsanalyse, nachvollziehbare Qualitätskontrollen, einen Transfervermerk, eine angemessene Karenzfrist sowie klare Regeln zur Rückgabe oder Papierrestaufbewahrung beweisrelevanter Originale enthalten. Originale sollten erst vernichtet werden, wenn Rückgabe- und Aufbewahrungspflichten ausgeschlossen, die Qualität freigegeben und mögliche Nachscan- oder Rückgabebedarfe geklärt sind.

Fall 2 – „Wir machen jetzt E-Akte“

Sachverhalt Der Landrat des Landkreises Y ordnet an, dass ab dem kommenden Quartal „alle Akten elektronisch geführt werden“. Vorgesehen ist, sämtliche Dokumente auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk in Ordnern nach Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern abzulegen. Ein Aktenplan besteht seit 2011 unverändert; ein DMS ist nicht beschafft. Der Personalrat wurde nicht beteiligt. Die Aufbewahrungsfristen sollen „wie bisher“ gehandhabt werden.

Aufgabe Beurteilen Sie das Vorhaben und formulieren Sie drei Empfehlungen.

Lösungshinweise

1. Befugnis: Der Landkreis kann digital führen (Art. 33 Abs. 1 BayDiG) – die Entscheidung der Behördenleitung ist also zulässig.

2. Ordnungsmäßigkeit: Die geplante Umsetzung verstößt gegen Art. 33 Abs. 1 S. 2 und 3 BayDiG. Ein Netzlaufwerk bietet keine Metadaten, keine Versionierung, keinen Schreibschutz nach Ablage, keine Protokollierung und keine Fristensteuerung. Die Grundsätze Nachvollziehbarkeit, Integrität und Ordnung sind nicht gewahrt.

3. Ablage nach Bearbeitern widerspricht dem Grundsatz der sachlichen Ordnung; maßgeblich ist der Aktenplan, der zudem veraltet ist.

4. Beteiligungsrechte: Die Einführung eines Systems, das zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle geeignet ist, unterliegt der Mitbestimmung des Personalrats (Art. 75a BayPVG). Ohne Beteiligung droht die Rechtswidrigkeit der Maßnahme.

5. Weitere Defizite: – kein Löschkonzept (Speicherbegrenzung, DSGVO) , – keine Abstimmung mit dem Kreisarchiv (BayArchivG) , – keine Qualifizierung der Beschäftigten (Art. 7 Abs. 3 BayDiG analog / Empfehlung nach Abs. 4), – keine Barrierefreiheitsanforderung (Art. 33 Abs. 4 BayDiG).

Empfehlungen: (1) Beschaffung eines DMS/VBS mit Barrierefreiheits- und Schnittstellenanforderungen; (2) Aktualisierung des Aktenplans und Erstellung eines Metadaten-, Rollen- und Löschkonzepts vor der Einführung; (3) Projektaufsetzung mit Beteiligung von Personalrat, Datenschutzbeauftragtem, Informationssicherheitsbeauftragtem und Archiv.

Fall 3 – Die Frage aus dem Gemeinderat

Sachverhalt In der Sitzung des Gemeinderats fragt ein Mitglied: „Der Freistaat hat doch einen Digitalplan und eine Zukunftskommission. Warum müssen wir dann überhaupt noch selbst entscheiden, welche Online-Dienste wir einführen – und warum kostet uns das etwas?“

Aufgabe Bereiten Sie eine strukturierte Antwort für die Verwaltung vor.

Lösungshinweise

1. Rechtsnatur des Digitalplans: Der Digitalplan beruht auf Art. 15 BayDiG und wird von der Staatsregierung beschlossen. Er ist eine Strategie, kein Gesetz; er verpflichtet die Gemeinde nicht unmittelbar.

2. Kommunale Selbstverwaltung: Art. 28 Abs. 2 GG und Art. 11 Abs. 2 BV; das BayDiG spiegelt dies in der durchgängigen Formulierung „staatliche Behörden sollen – sonstige Behörden können“ wider. Die Entscheidung über die eigene IT bleibt daher bei der Gemeinde.

3. Rolle der Zukunftskommission: Sie ist ein staatlich-kommunales Gremium unter Federführung des StMFH mit Beteiligung der kommunalen Spitzenverbände. Sie erarbeitet gemeinsame Lösungen (über 60 Maßnahmen, Kernprojekt zentraler kommunaler IT-Dienstleister), kann aber keine Rechtspflichten der Gemeinde begründen.

4. Wo Verbindlichkeit dennoch entsteht: über Standardisierungsbeschlüsse (Art. 51 BayDiG, einschließlich unmittelbar geltender IT-Planungsrats-Standards), über die verbindliche Vorgabe von Basis- und zentralen Diensten (Art. 37 Abs. 3 S. 3 BayDiG) sowie über bundes- und europarechtliche Vorgaben (OZG, Single Digital Gateway).

5. Kostenfrage: Nach Art. 55a BayDiG finanzieren Freistaat und Kommunen gemeinsam finanzierte Dienste. Der Freistaat trägt nach Maßgabe des Staatshaushalts die Hälfte der jahresbezogenen Anschaffungs-, Herstellungs-, Weiterentwicklungs-, Betriebs-, Wartungs- und Pflegekosten sowie die Implementierungskosten bis zum Regelbetrieb; der kommunale Anteil wird über Umlagen getrennt nach Bezirken, Landkreisen, kreisfreien Städten sowie kreisangehörigen Gemeinden und Verwaltungsgemeinschaften erhoben.

6. Praktische Empfehlung: Bezug von Online-Diensten über den DigitalMarkt der BayKommun, Nutzung der BayernPackages und Prüfung der Teilnahme an der Digitaloffensive; entscheidend für den tatsächlichen Nutzen ist die Anbindung der Fachverfahren.

2. Zuordnungsaufgabe – Prozessarten

Diese Aufgabe liegt auf der Kompetenzstufe (II): einordnen und begründen. Grundlage ist Teil A Nr. 9 des Skripts. Die Punkte trägt in solchen Aufgaben nicht die Zuordnung selbst, sondern die Begründung – formulieren Sie deshalb zu jeder Nummer einen vollständigen Satz.

Aufgabe Ordnen Sie die folgenden Aufgaben der passenden Prozessart (Führungsprozess, Kernprozess, Unterstützungsprozess) zu und begründen Sie Ihre Entscheidung.

  1. Die Erstellung des Haushaltsplans
  2. Die Bearbeitung eines Antrags auf Baugenehmigung
  3. Die Wartung und Pflege der IT-Systeme
  4. Die Planung der kommunalen Digitalisierungsstrategie
  5. Die Bearbeitung eines Antrags auf Wohngeld
  6. Die Personalgewinnung und Einstellung neuer Mitarbeitender
  7. Die Durchführung der jährlichen Mitarbeitergespräche

Frageraster für die Zuordnung

1. Steuert der Prozess die Organisation – setzt er Ziele, verteilt er Mittel, kontrolliert er die Zielerreichung? → Führungsprozess

2. Erbringt er unmittelbar die Leistung gegenüber Bürgerinnen, Bürgern oder Unternehmen? → Kernprozess

3. Ermöglicht er, dass andere ihre Aufgabe erfüllen können? → Unterstützungsprozess

Merksatz Führung = steuern. Kern = leisten. Unterstützung = ermöglichen.

Anschlussfrage für die Kompetenzstufe (III) „Ihre Gemeinde hat den Bauantrag als Online-Dienst eingeführt. Die Eingänge werden in der Poststelle ausgedruckt und in die Papierakte gelegt. Beurteilen Sie das Ergebnis unter Verwendung der Prozessarten.“

Erwartete Argumentation: Der Kernprozess ist digitalisiert, die Unterstützungsprozesse (Poststelle, Aktenführung) sind es nicht – der Medienbruch entsteht an der ersten internen Schnittstelle. Das Ergebnis ist „Schaufenster-Digitalisierung“ ohne Entlastungswirkung und bleibt im OZG-Reifegradmodell auf einer niedrigen Stufe.

Abhilfe: E-Akte und ersetzendes Scannen (Art. 33 BayDiG) sowie Anbindung des Fachverfahrens; die Entscheidung darüber ist ein Führungsprozess und liegt bei der Behördenleitung.

Prüfungsfragen

Was darf eine Behörde nach Art. 33 Abs. 1 BayDiG in Bezug auf ihre Aktenführung?

Was bedeutet der Unterschied zwischen „soll" und „kann" in Art. 33 BayDiG?

Was versteht man unter ersetzendem Scannen?

Was versteht man unter ergänzendem Scannen?

Unter welcher Voraussetzung ist die Vernichtung eines eingescannten Originals nach Art. 33 Abs. 3 S. 2 BayDiG zulässig?

Was muss nach Art. 33 Abs. 3 S. 3 BayDiG beim Scannen sichergestellt sein?

Welche Funktion hat die BSI TR-03138 RESISCAN?

Was ist ein Transfervermerk beim Scanprozess?

Warum kann ein Schwarz-Weiß-Scan mit 200 dpi bei manchen Dokumenten unzureichend sein?

Welche drei Grundsätze muss eine elektronische Aktenführung nach Art. 33 Abs. 1 S. 2 und 3 BayDiG wahren?

Warum ist ein einfaches Netzlaufwerk mit personenbezogener Ordnerstruktur für die elektronische Aktenführung ungeeignet?

Nach welchem Ordnungsprinzip soll eine Akte aufgebaut sein – und nicht nach welchem?

Warum bedarf die Einführung einer elektronischen Akte der Beteiligung des Personalrats?

Was ist der Digitalplan Bayern und auf welcher Rechtsgrundlage beruht er?

Verpflichtet der Digitalplan Bayern die Gemeinden unmittelbar zur Einführung bestimmter Online-Dienste?

Welche Rechtsgrundlagen sichern die kommunale Selbstverwaltung im Bereich der IT-Entscheidungen?

Was ist die Zukunftskommission und wer führt sie?

Kann die Zukunftskommission Rechtspflichten für Gemeinden begründen?

Auf welchen drei Wegen entsteht verbindliche Pflicht zur Digitalisierung für Gemeinden trotz kommunaler Selbstverwaltung?

Wie werden gemeinsam finanzierte digitale Dienste nach Art. 55a BayDiG zwischen Freistaat und Kommunen finanziert?

Was sind die drei Prozessarten in der Verwaltung?

Welche Funktion hat ein Führungsprozess?

Welche Funktion hat ein Kernprozess?

Welche Funktion hat ein Unterstützungsprozess?

Ist die Erstellung des Haushaltsplans ein Führungs-, Kern- oder Unterstützungsprozess?

Häufige Fehler